Privacyverklaring EDSK

Inleiding

Het EDSK (Eerste Delftse Smartlappen Koor) hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van de leden. In deze privacyverklaring wordt heldere en transparante informatie gegeven over hoe het EDSK omgaat met de persoonsgegevens van de leden van het EDSK.

Grondslag

Grondslag voor deze privacyverklaring is vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

In de AVG zijn een aantal wettelijke verplichting beschreven die o.m. voor verenigingen van belang zijn.

Bewaren van persoonsgegevens t.b.v. financiële administratie
Toestemming van gebruikers (leden) om gegevens te bewaren en te gebruiken.
Recht op vergetelheid, ofwel het recht om administratief ‘gewist’ te worden, tenzij het algemeen belang van de vereniging zich daartegen verzet b.v. wettelijke bewaarplicht administratie.

Verzamelen, registreren en bewaren persoonsgegevens leden

Hoewel het EDSK geen vereniging in de zin van de wet is, omdat de statuten niet zijn gepasseerd bij een notaris en ook niet is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel, functioneert het EDSK als een vereniging met leden, statuten en Huishoudelijk Reglement en valt derhalve daarom onder de AVG.

Het EDSK, hierna te noemen ‘de vereniging’, verzamelt en registreert de volgende gegevens van haar leden:

Naam, Adres, Postcode, Woonplaats; geboortedatum, geslacht, telefoonnummer(s), e-mail adres en IBAN gegevens.

Bestaande leden geven zonder tegenbericht na bekendmaking van deze verklaring expliciet toestemming de gegevens uitsluitend te gebruiken voor interne doeleinden van de vereniging, zoals incasseren van de contributie, verzenden via e-mail van berichten zoals de nieuwsbrief en aankondigingen van activiteiten.

Nieuwe leden geven bij aanmelding aan in te stemmen met de privacyverklaring.

De gegevens zijn, met uitzondering van IBAN-gegevens, slechts toegankelijk voor het dagelijks bestuur, de ledenadministratie. Bankgegevens (IBAN) zijn uitsluitend toegankelijk voor de penningmeester van de vereniging.

De gebruiks- en bewaartermijn van de gegevens is voor onbepaalde tijd, doch worden verwijderd indien daar nadrukkelijk om wordt verzocht door betrokkene of diens vertegenwoordig(st)er bij beëindiging van het lidmaatschap. In ieder geval worden de bankgegevens verwijderd bij beëindiging van het lidmaatschap.

Het EDSK verklaart dat:

de vereniging als organisatie deze privacyverklaring voor een ieder toegankelijk op de verenigingswebsite www.smartlappenkoor.nl heeft geplaatst;

de vereniging in alle documenten (contracten, overeenkomsten, aanmeldingsformulier, etc.), waarin persoonsgegevens staan vermeld, naar de privacyverklaring op de website van de vereniging verwijst;

de vereniging persoonsgegevens nimmer zal doorgeven aan andere partijen, mits dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verkregen;

de vereniging passende technische- en organisatorische maatregelen heeft genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of gebruik.

Deze maatregelen houden in:

Alle personen, die namens de vereniging van uw gegevens kennis mogen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
Bestanden met de persoonsgegevens zijn beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord. De vereniging heeft de persoonsgegevens alleen opgeslagen op personal computers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen en te installeren.
Indien daartoe aanleiding is worden persoonsgegevens geanonimiseerd;
De ledenadmistrateur, als beheerder van het ledenbestand, bewaart een copy van de persoonsgegevens op een beveiligde USB-stick en bewaart deze op een beveiligde plek.
De vereniging verklaart dat de persoonsgegevens nooit zullen worden overdragen aan of opgeslagen worden bij partijen die niet verbonden zijn aan de vereniging, met uitzondering van instanties die wettelijk bevoegd zijn om de gegevens op te vragen (b.v. belastingdienst).
De vereniging verwijdert alle persoonsgegevens als het lidmaatschap van de vereniging of overeenkomst is beëindigd indien de betrokkene of diens rechtsopvolger daarom verzoekt.
De vereniging maakt geen gebruik van digitale ‘direct markering’ waarvoor persoonsgegevens nodig zijn.
De vereniging verklaart dat persoonsgegevens van minderjarigen alleen worden opgeslagen als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
De vereniging heeft ‘papieren’ documenten waarop de persoonsgegevens staan, opgeslagen achter slot en grendel.
Foto-, film- en video opslag. De vereniging gebruikt foto-, film- en video opnamen van gebeurtenissen (optredens) tijdens verenigingsactiviteiten uitsluitend voor communicatieve doeleinden (o.m. het fotoarchief website). Op dit materiaal zijn leden herkenbaar in beeld.

Klachten of vragen

Klachten of vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u deze melden resp. stellen aan het secretariaat van de vereniging via cqu@ziggo.nl

De vereniging heeft deze ‘privacy verklaring’ in de haar bestuursvergadering d.d. 12 september 2018 vastgesteld.

Aldus verklaard op 12 september 2018 door

de voorzitter	de secretaris
G.J.K.A. van Gorkum	C.E.F. Quick-Verdier